Una soluzione IT tailor made pensata per rispondere alle esigenze uniche di una realtà dove il magazzino è parte integrante del processo creativo

Di Nicoletta Ferrini

 
 
 
Da sinistra: Paolo Maffei, IT Manager di Zamasport e Amedeo Cioffi, COO di Zamasport

Il valore dell’artigianalità può essere messo in discussione dall’azienda che deve rendere più efficienti i propri processi, riducendo i costi. Sacrificare questo valore è però sempre una scelta che non si può fare a cuor leggero. In alcuni casi è però addirittura impossibile perché questo rappresenta l’essenza stessa dell’azienda. Ad esempio, è difficile immaginare una realtà come Zamasport mettere da parte la vocazione sartoriale al prodotto e ai processi dando priorità assoluta alle più stringenti logiche di ottimizzazione e standardizzazione. Eppure una soluzione al dilemma impossibile trovata grazie all’informatica.

 

Dove la creatività prende forma

 

“La nostra è una realtà molto particolare”, esordisce l’IT manager Paolo Maffei nel raccontare l’evoluzione di cui il suo reparto è stato fautore. Nella propria sede nel cuore della fashion valley di Novara, Zamasport si occupa di ricerca e sviluppo, oltre che di produzione di abbigliamento per alcuni dei più importanti brand di alta moda internazionale. “Realizziamo moltissimi prototipi e campionari, vale a dire tutta quella parte che precede e prepara una sfilata di alta moda”. Prima di arrivare in passerella, ogni abito di haute couture viene studiato attentamente al fine di identificare i materiali – dai tessuti ai particolari decorativi e funzionali – che meglio ne esaltino le caratteristiche. “Partendo dal primo bozzetto dello stilista”, spiega Maffei, “realizziamo, talvolta anche con la tecnologia 3D, i prototipi dei diversi modelli ricercando una sintesi perfetta tra creatività e fattibilità produttiva. Una volta approvati i prototipi, procediamo con il campionario di collezione, vale a dire che la collezione viene presentata durante le sfilate oppure inviata alla stampa di settore. I nostri clienti, che si occupano della vendita, ci mandano quindi gli ordini sulla base dei quali pianifichiamo la produzione: riceviamo e stocchiamo le materie prime selezionate e le inviamo al nostro laboratorio e talvolta ad alcuni terzisti selezionati che si occupano della realizzazione degli abiti. Il prodotto finito viene quindi verificato dal nostro team di controllo qualità e spedito ai brand, ai loro asset in tutto il mondo o addirittura ai clienti finali”.

 

Un magazzino che ha la stoffa dell’innovazione

 

Il magazzino ha un ruolo cruciale nella attività di Zamasport. “Un abito di alta moda è composto da molti pezzi che, in alcuni casi, sono unici– indica Paolo Maffei – Il tessuto è l’elemento preponderante in termini di quantità lavorata e di costo. Gli accessori (bottoni, cerniere, etichette, grucce, materiali per l’imballaggio) hanno meno “valore”, ma in compenso sono molti di più in termini di referenze. Volendo fare una proporzione: per confezionare un abito sono necessari in media da uno a tre tessuti e da 20 a 30 accessori”. A complicare ulteriormente le cose contribuisce il fatto che nel magazzino Zamasport sono presenti tessuti e accessori che servono due differenti linee di lavorazione – prototipia e campionari che sono soggetti alle stesse problematiche e produzione – ognuna delle quali ha esigenze di approvvigionamento specifiche e non sempre sovrapponibili. “Abbiamo anche una serie di materiali di collezioni passate che conserviamo per il loro valore storico”, evidenzia Paolo Maffei, “e da qualche tempo gestiamo anche i GOTS (Global Organic Textile Standard), vale dire tessuti naturali certificati che, in quanto tali, devono essere trattati secondo standard definiti in tutte le diverse fasi di lavorazione: conservazione, trasporto, persino imballaggio. In altre parole è un po’ come se avessimo più magazzini in uno”. Nel piccolo magazzino Zamasport (poco più di 1.000 dei 3.700 mq dell’intero stabilimento novarese) vengono gestite quasi 20.600 referenze di cui più di un terzo sempre in stock.

 

Quando l’IT diventa fashion

 

“Un paio di anni fa, grazie all’espansione dei nostri spazi, abbiamo concentrato qui tutte le materie prime”, riprende l’IT manager di Zamasport, “Precedentemente molti materiali, in particolare tessuti, erano in conto deposito presso un nostro fornitore che si occupava del controllo qualità delle pezze e di tenerle in stock fintanto che non erano necessarie per le lavorazioni oppure finché il cliente non decideva cosa farne a fine ciclo. Il tutto con tempi e costi che si possono immaginare”. La realizzazione della nuova struttura risolve questa criticità ma evidenzia un limite: “il nostro magazzino si basava sulla memoria delle persone che vi lavorano”, dice Paolo Maffei: “solo i responsabili e le responsabili delle varie aree di magazzino sapevano dove fossero i materiali. In altre parole, doveva fare completo affidamento sulla formidabile memoria storica di queste persone per sapere dove fosse ogni cosa. E restava comunque l’incognita relativa alle quantità della merce in stock”.

La bolla è definitivamente scoppiata nel momento in cui tutti i materiali sono stati trasferiti nel nuovo e più ampio spazio. “È come se si fossero moltiplicate all’improvviso”, conferma il nostro interlocutore, “a quel punto è apparso evidente che dovevamo fare un passo in più, ragionando sull’efficienza di magazzino. Abbiamo quindi iniziato ad analizzare i problemi e le complessità da risolvere, tenendo presente le differenti logiche di approvvigionamento delle due aree”. Scartata l’opzione automazione, le possibilità di intervento si sono concentrata sul “cervello” del magazzino. E tra le diverse soluzioni software WMS considerate è stato infine scelto WhSystem di Technolog. “Insieme al team Technolog abbiamo rivisto l’analisi realizzata in collaborazione con i nostri consulenti di Simco e da lì siamo partiti per capire cosa sviluppare o meno e cosa fosse da rivedere. È stato un percorso abbastanza lungo perché il progetto non poteva partire con il piede sbagliato. E in effetti non c’è stato mai un momento in cui, nonostante gli inevitabili intoppi, abbiamo pensato di aver preso la direzione sbagliata”

 

Il magazziniere è quasi stilista

 

Il WMS di Technolog entra in funzione parallelamente al nuovo magazzino. “Man mano che spostavamo gli articoli questi venivano caricati a sistema”, illustra l’assistente all’IT manager Alessio Piantanida, “di colpo abbiamo avuto piena coscienza di quello che avevamo, di dove fosse ubicato fin dallo scarico in magazzino. Prima poteva capitare che la merce più urgente venisse portata in linea di produzione subito dopo essere stata scaricata e quindi prima che il capo magazzino ne venisse a conoscenza. Questo ci impediva di averne traccia. Avevamo quindi iniziato a etichettare tutte le pezze con barcode e questo ci ha in effetti permesso di arrivare più preparati al WMS. Con quest’ultimo abbiamo definitivamente potenziato e migliorato il tracciamento, un aspetto cruciale per quel che riguarda le pezze di campionario o prototipo le cui quantità sono molto limitate”.

Ora tutta la merce che arriva nello stabilimento Zamasport viene etichettata e immediatamente inserita nel WMS per poi essere stoccata nelle posizioni corrette. Se urgente, il materiale va direttamente al taglio, ma senza che se ne possano più perdere le tracce. “In area taglio c’è un contenitore fisico dove le pezze destinate ai prototipi o ai campionari possono permanere più a lungo poiché il processo si sviluppa in più fasi”, dice Piantanida. “Questo “buffer” ha ovviamente un suo “alter ego” nel WMS”. “Si tratta di una semplice configurazione del sistema”, indica Lorenzo di Salvatore, sales manager Technolog alla guida del progetto per Zamasport, “da un punto di vista tecnico è fondamentale mappare tutti gli oggetti e tutte le stazioni di contenimento anche se si tratta di un buffer di questo tipo”. Per altri aspetti la customizzazione è stata molto più spinta: il nostro WMS tiene conto del fatto che Zamasport gestisce il magazzino con logiche diverse a seconda che si tratti di prototipi e campionari, piuttosto che produzione. “La prima è senz’altro la più particolare”, specifica Paolo Maffei, “qui il magazziniere è quasi “stilista” perché si trova dover sopperire alla mancanza di alcuni prodotti con altri che possono essere ugualmente adatti, se non migliori (es. bottoni, cerniere, ecc.)”. “La sfida per noi è stata disegnare un flusso ordinato e regolare, rendendo possibile un certo grado di personalizzazione del prelievo in aggiunta alla sicurezza del dato certo che deriva dalla visibilità real-time dell’intero stock”, afferma Di Salvatore.

 

Un vero e proprio salto evolutivo

 

I benefici offerti dall’implementazione di WhSystem nel magazzino Zamasport sono tanti e tutti decisamente rilevanti: “il primo è la visibilità completa e real-time della disponibilità e della quantità esatta di tutti i materiali presenti in stock”, afferma Maffei: “alcune materie prime sono mono collezione, ma tanti materiali sono ripetitivi. La conoscenza e l’esperienza dei responsabili di magazzino unite alla piena consapevolezza dello stock ci permette di offrire un servizio migliore, oltre che più efficiente. Il WMS ci aiuta inoltre a gestire senza errore i GOTS perché di fatto impedisce di mettere questo tipo particolare di tessuto in condizioni che ne comprometterebbero la certificazione. Non c’è dubbio poi che la soluzione Technolog abbia ridotto stress e frustrazione che potevano derivare dal fatto di non trovare sempre velocemente quello che si stava cercando. Come prossimi step puntiamo a includere nel WMS anche la gestione del prodotto finito e quindi la sua distribuzione. Inoltre, a breve implementeremo un nuovo ERP e un nuovo PLM e questo di fatto ci porterà a ristrutturare anche il WMS.

Il WMS”, conclude Paolo Maffei, “ha segnato una svolta nel nostro modo di lavorare le cose che prima ci sembravano difficili da gestire, nella nuova struttura sarebbero risultati impossibili. La soluzione Technolog ha sciolto i nodi senza per questo costringerci a rinunciare alla nostra artigianalità”

Una complessità crescente


La complessità nell’attività di Zamasport non è mai stata una questione di volumi quanto piuttosto di sofisticazione della lavorazione e di varietà dei materiali utilizzati nelle lavorazioni. Almeno fino a un paio di anni fa. “L’esperienza Covid19 ha cambiato molte cose”, ammette Amedeo Cioffi, COO di Zamasport, “con la prima ondata della pandemia e la conseguente interruzioni di diverse attività abbiamo “perso” un’intera collezione. Abbiamo dovuto recuperare lavorando con tempi accelerati, ma anche inserendo nuovi brand: da 5 o 6 nel 2019 siamo arrivati a seguirne oggi più del doppio. I volumi sono aumentati. Se guardiamo ai prototipi e ai campionari sono addirittura raddoppiati. Tutto questo ha avuto un impatto anche sull’attività logistica.

Il Coronavirus è stato un eccezionale banco di prova. Senza questo intervento di ampliamento del magazzino e di efficientamento tecnologico, francamente non so se, nel maggio 2020, saremmo riusciti a gestire una ripartenza complessa dal punto di vista organizzativo, ma soprattutto caratterizzata da un deciso aumento dell’attività. Siamo stati lungimiranti e magari anche un po’ fortunati ad aver fatto la scelta giusta nel momento giusto. Di sicuro, se mai avevamo qualche dubbio sui benefici che ne avremmo avuto, gli eventi dell’ultimo biennio li hanno definitivamente spazzati via”.

“Un’azienda come la nostra, che ha nell’artigianalità il suo valore principale, non poteva che ricercare una soluzione sartoriale per la propria logistica”. 

Paolo Maffei, IT Manager di Zamasport

“Ogni sistema deve essere un giusto compromesso tra ricchezza di dati e funzionalità gestionale per questo dobbiamo sempre capire quale livello di dettaglio è utile senza rendere farraginoso tutto il processo.” 

Lorenzo di Salvatore, Sales Manager di Technolog 

“Cercavamo un interlocutore che ci permettesse di avere sempre risposte in tempi celeri. Con Technolog lo abbiamo trovato”. 

Alessio Piantanida, IT di Zamasport